Logistiikan kehitystä ruton varjossa

Me ollaan viilailtu meidän logistiikkaa rutosti viime vuoden aikana. Kaikki ei aluksi mennyt aivan kitkattomasti, kun tuli koronaa tuulettimeen, mutta nyt homma pyörii paremmin kuin koskaan aiemmin. Tässä artikkelissa meidän toimitusketjujohtaja Elina kertoo siitä, mitä kaikkea meillä on tehty sen eteen, että teidän tilaukset liikkuisi entistä paremmin.

Artikkelin kirjoittaja ja Lekan toimitusketjujohtaja Elina Häme

Mä aloitin Varustelekalla toimitusketjujohtajana marraskuussa 2019. Takana oli 20 vuotta logistiikkaa ja toimitusketjuasioita monessa firmassa, ehkä merkittävimpänä 12 vuoden jakso Stockmannilla, jossa mun johdolla rakennettiin uusi jakelukeskus. Kun tulin Varustelekalle, oli kiva päästä eroon kvartaalipörssitauhkasta ja päästä tekemään töitä firmassa, jossa on omistaja, selkeä strategia ja paljon omaa persoonaa.

Mun edeltäjä Tervis oli jengin kanssa tehnyt tosi hyvää työtä. Varasto oli muuttanut uusiin tiloihin pari vuotta aikaisemmin, oli otettu käyttöön uusi varastonohjausjärjestelmä, ja kolme alusta-automaattia jauhoi tilauksia maailmalle. Tervis oli myös järjestänyt varastoon erinomaisen miehistön - esimiehet olivat mahtavia, ja koko jengi oli yhteenhitsautunut ja kaikin puolin kunnon hyvä. No mun tehtävä oli sitten tehdä tosi hyvästä vieläkin parempi. Oli selvä, että haluttiin lisää tehoja ja sitä kautta asiakkaille nopeampia toimitusaikoja. Lekan varasto on tosi pieni, vain noin 1 500 neliömetriä. Se tarkoittaa, että prosessien pitää olla viimeisen päälle jiirissä, jottei varasto mene tukkoon.

Koska Lekan varasto on pieni näille volyymeille, homman pitää toimia hyvin tai paketit ei liiku.

Perusteellinen indoktrinaatio

Varustelekan perehdytysohjelma heittää uuden työntekijän ekaksi kuukaudeksi oikeisiin töihin, mikä on tosi hyvä tapa. Olin viikon varastohommissa, toisen myymälässä ja kolmannen asiakaspalvelussa. Viimeisellä viikolla käytiin läpi hankinnan, markkinoinnin, ja Jämä-ompelimon tärkeimpiä asioita. Se oli ihan mahtava kuukausi, koska ei tarvinnut miettiä yhtään juttuja, mihin mut oli palkattu, vaan sain ihan rauhassa tutustua ihmisiin ja tekemiseen.

Kolme isoa kehitysprojektia

Aika nopeasti siellä varastossa tilauksia keräillessä tuli kuitenkin mieleen asioita, joita me voitaisiin parantaa. Jo ennen mun aloitusta oli päätetty tilata kolme alusta-automaattia lisää kolmen entisen lisäksi. Eli tämä oli yksi selkeä projekti: kolmen uuden automaatin asentaminen ja käyttöönotto. Automaattikeräilyn prosesseissa oli myös muutama kohta, joita parantamalla me saataisiin lisää tehoa keräilyyn. Esimerkiksi me pakattiin paketit kahdessa vaiheessa, ensin esipakkaaminen ja sitten varsinainen lähettäminen. Kolmantena kehitysasiana oli lähetysten pakkaamisen integrointi. Meillä oli useampi pakkauspiste, mutta kaikilla niistä ei voitu lähettää jokaisen kuljetusliikkeen paketteja. Eli tilaukset piti kerätä kuljetusliikkeittäin, jotta ne saatiin pakattua oikeilla pakkauspisteillä. Tavoite oli pystyä keräämään kuljetusliikkeet sekaisin ja pakata kaikilla pisteillä kaikkia lähetyksiä.

Meillä oli siis vuodelle 2020 kolme isompaa kehitysprojektia: 1.) kolmen alusta-automaatin asentaminen ja käyttöönotto, 2.) keräily- ja pakkausprosessin tehostaminen ja 3.) pakkausintegraatio.

Koronaa rattaisiin

Alkuvuodesta 2020 kaikki hienot suunnitelmat oli lähtöviivalla ja hophop, mutta sitten tuli maaliskuu, ja joku kulkutauti sekoitti kaikki suunnitelmat. Kaikki aikataulut poltettiin pihalla tynnyrissä ja mistään ei tiedetty mitään. Siinä sitten kevään aikana keräiltiin itseämme ja yhteistyökumppaneita ja vihdoin heinäkuussa päästiin aloittamaan projektit, nelisen kuukautta myöhässä.

Automaatit asennettiin heinäkuussa ihmeellisen kivuttomasti, ja käyttöönotto meni siinä sivussa miltei huomaamatta. Täytettiin automaatit kamoilla ja ruvettiin vaan keräämään. Projektien 2 ja 3 aikataulut olivat kuitenkin edelleen hämärän peitossa, ja samaan aikaan tilausmäärät kasvoi tosi paljon. Alkoi olla tukalaa saada niillä prosesseilla läpi kasvaneita tilausmääriä. Tästä syystä meidän toimitusajat kasvoivat. (Anteeksi!) Rupesi ahdistamaan ja tuli mieleen, ettei ehkä sittenkään ollut hyvä ajatus laittaa pelikaaneja, tuulettimia, turbiineja ja paskaa vierekkäisille varastopaikoille.

Uusien automaattien asennus ja käyttöönotto sujui yllättävän kivuttomasti.

Noh, kaiken kukkuraksi joulu rupesi huohottamaan niskaan. Projekti 2 oli valmis, mutta sitä ei tietenkään voitu ottaa käyttöön ennen projektia 3. (Näin nää nyt vaan joskus menee). Kovasti paahdettiin, hinkattiin, statuspalaveroitiin ja testattiin. Toimitusajat kasvoivat entisestään, ja yöunien laatu meni entistä huonommaksi. Sitten viimeisenä mahdollisena ajankohtana, ihan marraskuun lopussa saatiin projekti 3 käyttöön, ja samalla sitten projekti 2. Ja lopulta kaikki alkoi mennä vihdoin niin kuin elokuvissa. Toimitusajat rupesivat välittömästi laskemaan ja nirskutettiin pakkausennätyksiä uusiksi. Saatiin kivaa palautetta asiakkailta, alla yksi sellainen:

“On 21.12. at 21:21CET I have sent you my order. I expected it to arrive some days after 02.01. There was a gift for my wife for her birthday on 17.01. (the kitchen Skrama)

You did somehow manage to ship it to me on 23.12. at 11:30CET !

I am from Slovakia, Bratislava which is about 2200 km road distance from Helsinki, you managed to ship my order in less than 38 hours, resulting in an average speed of 58km/h! In times of Corona border closing and Christmas shopping frenzy!”

Kunnon hyvästä vieläkin parempi

Nyt on sitten herran vuosi 2021, rutto jatkuu, mutta varasto toimii mainiosti. Keräilyajat ovat paremmat kuin koskaan, ja tehot ovat ihan uusilla lukemilla. Mutta vaikka on tosi hyvä, voi silti olla parempi. Tänä vuonna tehdään taasen pari naksautusta entistä parempaan suuntaan. Rakennetaan systeemiä ulkoistaa osa meidän reservivarastosta, jotta saadaan kasvatettua meidän varastoa ja tuotua lisää nimikkeitä myyntiin. Samalla vähän myllätään meidän hyllykalustoa järkevämmäksi, jotta saadaan kengille lisää varastopaikkoja. (Lisää kenkiä valikoimaan!) Me ollaan sitä mieltä, että me voidaan tehdä meidän varastosta maailman paras prosesseiltaan. Ja kun on maailmanvalloitus tavoitteena, mikään sen vähempi ei edes riitä.

Meidän pakkauspiste.

Me pakattiin 25 % enemmän lähetyksiä vuonna 2020 edelliseen vuoteen verrattuna, mutta työtunteja käytettiin ihan yhtä monta kuin vuonna 2019. Ja niillä samoilla työtunneilla me myös vastaanotettiin 16 % enemmän tuoterivejä kuin vuonna 2019. Viime vuonna me lähetettiin 200 000 pakettia ja vastaanotettiin 30 000 riviä roipetta. Toimitusajat saatiin kuntoon marraskuussa, kun tehtiin ne prosessimuutokset. Muutosajankohta on alla olevassa kuvassa ympyröity punaisella. Kuvassa siis meidän toimitusaika työpäivinä per viikko.

Yleensä tässä kohtaa kysytään, miten on mahdollista saada näin hyviä tuloksia ja mitä siihen tarvitaan? Tässä tapauksessa meillä oli tosi hyvät yhteistyökumppanit, joiden kanssa hommat sujuivat kulkutaudista huolimatta, eli Lillhonga, Leanware, SSI Schäfer, Consignor ja Locotech. Toinen juttu oli Lekan hyvä asennoituminen uudistuksiin; ei liikaa hinkata päätöksenteossa vaan tehdään asioita. Kolmantena (ja mulle tärkeimpänä) oli tää jengi joka teki todellisuudessa tämän kaiken, eli esimiehet Japi, Miro ja Temme sekä varaston koko miehistö.